Qui édite les fiches de paie en votre absence ?
Avant de procéder au paiement des salaires, il s’agit tout d’abord d’en déterminer le montant. Les conséquences d’une incapacité temporaire sont très différentes selon l’organisation de la paie qui prévaut habituellement dans votre entreprise :
1- Si vous avez un employé lui-même gestionnaire de paie
S’il n’est pas lui-même absent, c’est le cas où une incapacité temporaire peut-être surmontée le plus facilement, au prix éventuel de quelques régularisations sur les mois suivants, en fonction de votre place dans le processus de transmission des informations de l’opérationnel vers la gestion de paie.
Aussi, pour éviter ces désagréments qui peuvent être importants, en particulier concernant les fonctions commerciales et de production, il est utile de prévoir un accès temporaire aux tableaux de bord métiers pour le gestionnaire de paie de votre structure : les heures supplémentaires et les éléments de la part variable doivent lui être accessibles en votre absence.
2- Si vous avez externalisé la fonction de gestion de la paie
Il s'agit d'un schéma proche de la situation précédente : les fiches de paie seront en principe éditées, néanmoins vous devez vous pencher sur la convention qui vous lie à votre prestataire. Car là où l’habitude s’impose en votre présence, votre absence va entraîner immanquablement une rigidité protocolaire dans les échanges d’informations entre votre entreprise et votre gestionnaire externalisé. Là encore, il s’agit d’ouvrir un accès aux tableaux de bord récapitulant les éléments variables des salaires de vos employés.
Pour autant, il est encore plus sensible de limiter cet accès, dans son périmètre bien sûr, mais également dans le seul temps de votre absence.
3- Si vous éditez vous même la paie de vos employés
Au contraire des deux premiers cas évoqués, vous n’avez pas de personne dont le rôle évident sera de dépasser provisoirement sa fonction le temps de votre absence. Aussi, il vous est nécessaire tout d’abord de réfléchir à qui pourrait être la personne ou le groupe de personnes de confiance à qui vous pourriez confier cette tâche le temps de permettre votre retour au travail.
Ce destinataire des informations d’accès à votre plateforme ou logiciel de paie sera le plus largement possible averti de cette éventualité.
Vous pourriez envisager de souscrire une convention d’assistance prévoyant l’intervention d’une personne spécialiste de la transition, qui se verrait alors remettre les informations nécessaires à la conduite de votre entreprise jusqu’à votre retour. Cette possibilité doit être étudiée avec soin dans le cas où l’ensemble des processus au quotidien de votre activité passent par vous : vous éviteriez de faire peser directement sur vos proches un travail qui vous accapare vous-même en temps normal. Alors, jetés dans le grand bain quand ils auraient déjà à vous soutenir à titre personnel, n’est-ce pas un stress majeur dont il est de votre responsabilité de les protéger ?
Ce tour d’horizon des difficultés liées à l’établissement de la paie vous permet probablement de réfléchir à la criticité de votre position personnelle dans votre organisation : avez-vous réussi à mettre en place des processus autonomes qui permettent d’expédier les affaires courantes et de vous concentrer sur la stratégie ? Ou bien l’équilibre de votre entreprise requiert de votre part une présence à chaque instant ?
La réponse à cette question vous renseigne sur l’usage prioritaire que vous devez avoir du service MesVolontés plus : un guide à destinations de partenaires et de collaborateurs pour gérer le quotidien et permettre la survie de votre entreprise, ou la révélation d’une partie de vos plans à long termes à vos proches et/ou associés, afin qu’ils ne soient pas hypothéqués en votre absence.
Vous vous êtes déjà posé ces questions ? Vous voulez savoir si vous êtes à risque ? Faites le test !
